برای اخذ مجوزهای لازم ترخیص کالا، جمع‌آوری به‌موقع و درست اسناد و مدارک ضروری است. این اسناد و مدارک از لحظه شروع خرید کالا تا حمل و نقل آن به گمرک مقصد ضروری هستند و در فرآیند ترخیص کالا از گمرک استفاده می‌شوند. به‌طور کلی، این اسناد برای اثبات مالکیت صاحب کالا و قانونی بودن فعالیت تجاری او به‌کار می‌روند. بنابراین، شناخت دقیق اسناد و مدارک مورد نیاز پیش از آغاز فرآیند واردات، امری حیاتی است. این مدارک عبارتند از:

1. فاکتور تجاری (Invoice): این سند شامل جزئیات فروش کالا، قیمت، شرایط پرداخت و اطلاعات فروشنده و خریدار است. فاکتور تجاری مهم‌ترین مدرک برای اثبات ارزش کالا و تعیین حقوق ورودی می‌باشد.

2. پروفورما فاکتور (Proforma Invoice): قبل از انجام خرید، برای شفاف‌سازی شرایط قرارداد و اطلاعات کالای مورد نظر، پروفرما فاکتور صادر می‌شود. این مدرک به‌طور معمول برای درخواست مجوز از سازمان‌های مختلف استفاده می‌شود.

3. بارنامه (Bill of Lading): بارنامه یکی از اسناد مهم در حمل و نقل بین‌المللی است که اطلاعات مربوط به حمل و نقل کالا را شامل می‌شود. این سند به عنوان مدرک مالکیت کالا و نیز برای صدور مجوزهای ترخیص استفاده می‌شود.

4. سند مالکیت کالا (Certificate of Ownership): این سند باید مالکیت واقعی کالا را تایید کند و در مواردی که فروشنده و خریدار در کشورهای مختلف قرار دارند، برای جلوگیری از هرگونه سوءتفاهم ضروری است.

5. گواهی اصالت کالا (Certificate of Authenticity): برای کالاهای خاص مانند تجهیزات پزشکی، برندهای معروف یا کالاهای صنعتی، گواهی اصالت برای تأسیس اعتبار کالا و اطمینان از اصالت آن لازم است.

6. مجوزهای خاص (مثلاً مجوز وزارت بهداشت، مجوز استاندارد، مجوز قرنطینه): بسته به نوع کالا، ممکن است نیاز به اخذ مجوز از سازمان‌های مختلف مانند وزارت بهداشت، سازمان استاندارد، سازمان دامپزشکی یا وزارت جهاد کشاورزی داشته باشید.

7. کارت بازرگانی: کارت بازرگانی یک مدرک قانونی است که به تجار و بازرگانان این اجازه را می‌دهد که به صورت قانونی کالا وارد و صادر کنند.

8. کد اقتصادی: در صورتی که شماره کارت بازرگانی نداشته باشید، داشتن کد اقتصادی برای انجام امور گمرکی ضروری است. کد اقتصادی برای شناسایی شخصیت حقوقی شرکت و تسهیل در پردازش واردات و صادرات کالاها ضروری است.

9. گواهی حمل و نقل (مثلاً CMR یا Airway Bill): این گواهی برای تأسیس تاریخ حمل، مسیرهای طی‌شده و سایر جزئیات حمل و نقل کالا ضروری است.

10. صورت وضعیت (Packing List): لیستی از نحوه بسته‌بندی کالاها و تعداد، اندازه و وزن آن‌ها. این سند برای تطابق کالا با فاکتور و انجام مراحل گمرکی ضروری است.

11. گواهی پرداخت مالیات و عوارض گمرکی (Customs Duty Receipt): این سند نشان‌دهنده پرداخت مالیات و عوارض گمرکی است که باید قبل از ترخیص کالا از گمرک پرداخت شود.

12. فرم‌های گمرکی و اظهارنامه گمرکی: این فرم‌ها برای ثبت کالا و درخواست ترخیص در گمرک پر می‌شوند. تکمیل صحیح این فرم‌ها بسیار اهمیت دارد و از تأخیر در روند ترخیص کالا جلوگیری می‌کند.

با جمع‌آوری و تکمیل این مدارک قبل از شروع فرآیند ترخیص کالا، می‌توانید از سرعت و صحت مراحل گمرکی خود اطمینان حاصل کنید. پیشنهاد می‌شود برای تسهیل در این فرایند پیچیده، از مشاوران متخصص مانند اسپیدکارگو کمک بگیرید تا تمامی مراحل ترخیص کالا به‌درستی و در سریع‌ترین زمان انجام شود.